PENDEKATAN SISTEM

BAB 7

PENDEKATAN SISTEM

Pemecahan Masalah

Kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah

Dalam memecahkan masalah, seorang manajer akan membuat banyak keputusan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah

Beberapa elemen harus ada agar seorang manajer berhasil dlam pemecahan masalah. Tentu saja harus ada satu masalah dan seorang pemecah masalah (manajer). Solusi bagi suatu masalah harus memampukan sistem untuk memenuhi tujuannya secara baik. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan. Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang tersedia. Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah tetapi jika keadaan itu berbeda ada sejumlah masalah dan harus dipecahkan.

Dengan adanya masalah yang timbul maka munculah istilah kriteria solusi (solution criterion). Kriteria solusi sesuatu yang menggambarkan perbedaan keadaan saat ini dengan keadaan yang diharapkan, atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Salah satu langkah dalam proses penyelesaian masalah yakni mengidentifikasi berbagai alternatif penyelesaian masalah. Tugas tersebut menjadi tanggung jawab seorang manajer. Hal tersebut dilakukan dengan mengandalkan pengalaman (experience), atau memperoleh bantuan dari bagian sistem informasi yang non-komputer, seperti masukan dari berbagai pihak (di dalam dan di luar organisasi).

Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, dan dengan memanfaatkan sistem informasi maka dilakukanlah proses evaluasi setiap alternatif tersebut. Evaluasi tersebut harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraint) yang mungkin. Kendala  tersebut mencakup kendala internal : keterbatasan sumber daya, eksternal : tekanan dari berbagai elemen lingkungan.

Struktur Masalah

 Adapun struktur masalah (problem structure) dari suatu persoalan dibagi atas tiga (3) bentuk, yaitu :

·      Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer. Permasalahannya memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh manajer (pemecah masalah).

·     Masalah yang tidak terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sama sekali tidak dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Misalnya masalah personil pada suatu departemen karena adanya perbedaan prilaku, budaya, dan lain-lain.

·     Masalah yang semi-terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sebagiannya dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk membangun pabrik baru. Sebagian elemen misalnya biaya tanah, pajak, biaya pengiriman bahan baku, dapat diukur. Namun, elemen lainnya seperti bencana alam, dan sikap masyarakat, sukar diidentifikasi dan diukur.

Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, ia mengidentifikasikan tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi sacara memadai.

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternatif

3.      Membentuk penilaian

Dewey tidak mempergunakan istilah pendekatan sistem, namun ia menyadari adanya sifat berurutan dari pemecahan masalah - mengidentifikasi suatu masalah, mempertimbangkan berbagai cara untuk memecahkannya, dan terakhir memilih solusi yang terlihat paling baik.

Serangkaian Langkah-langkah

Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk mrmrcahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Usaha Persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka piker yang diinginkan untuk menangani masalah.  Langkah-langkah ini dapat terjadi selama jangka waktu yang lama-dimulai dari :

Langkah Satu : Memandanag Perusahaan sebagai Suatu Sistem

Anda harus mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem. Anda harus mampu untuk melihat bagaimana perusahaan anda sesuai dengan model.

Langkah Dua : Mengenal Sistem Lingkungan

Hubungan perusahaan dengan lingkungannya juga penting. Delapan elemen lingkungan memberikan suatu cara efektif menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

Langkah Tiga : Mengidentifikasi Subsistem-subsistem Perusahaan

Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk. Yang mudah dilihat manajer adalah area-area fungsional.  Manajer juga melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai subsistem. Disini subsistem-subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi maupun arus keputusan.

Manajer dapat juga menggunakan arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem. Bentuk fungsioanal dari organisasi menerapkan hal ini hingga suatu tingkat tertentu.

Ketika seorang manjer dapat melihat perusahaan sebagai sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu  berada dalam suatu lingkungan,maka orientasi sistem telah tercapai. Manajer telah meneyelesaikan usaha persiapan dan sekarang siap untuk menggunakan pendekatan sistem dalam pemecahan masalah.

Usaha Definisi

Usaha definisi mencakup dua langkah: bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu sistem dalam suatu urutan tertentu.

Langkah Empat: Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem

Manajer mula-mula mempelajari posisi sistem itu dihubungan dengan lingkungannya. Perlu dipahami bahwa sistem dapat berada pada tingkat manapun. Tidak perlu memulai dari tingkat perusahaan sebagai suatu sistem. Analisis dapat diarahkan pada subsistem manapun dalam perusahaan. Selanjutnya manajer menganalisis sistem menurut subsistem-subsistemnya.

Tujuan dari analisis top-down ini adalah mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.

Langkah Lima: Menganalisis Bagian-bagian Sistem dalam Suatu Urutan Tertentu

Saat manajer mempelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan.

Elemen Satu – Mengevaluasi Standar, standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran dan kuota.

Elemen Dua – Membandingkan Output Sistem dengan Standar, setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan  standar.

Elemen Tiga – Mengevaluasi Manajemen, suatu penilaian kritis dilakukan stas manajemen sistem dan struktur organisasi.  Sebagai pedoman umum, jika masalah dapat dipecahkan dengan tim manajemen dan struktur yang ada, maka elemen manajemen bukanlah masalah.

Elemen Empat – Mengevaluasi Pemroses Informasi, mungkin terdapat tim manajemen yang baik, tetapi tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang diperlukannya. Jika ini kasusnya, kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapkan.

Elemen Lima – Mengevaluasi Input dan Sumber Daya Input, suatu analisis dibuat mengenai sumber daya fisik dalam elemen input maupun sumber daya yang mengalir melalui elemen tersebut dari lingkungan.

Elemen Enam – Mengevaluasi Proses Transformasi, prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output. Salah satu contoh modern dari usaha memecahkan masalah transformasi adalah computer integrated manufacturing (CIM).

Elemen tujuh – Mengevaluasi Sumber Daya Output, memeikirkan sumber daya fisik dalam elemen output dari sistem. Contoh sumber daya seperti itu adalah gudang barang jadi, pegawai, dan mesin di dok pengiriman dan armada truk pengiriman.

Usaha Pemecahan

Langkah Enam: Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil di masa lalu, tetapi kreativitas dan intuisi juga berperan penting. Para pemecah masalah sering terlibat dalam tukar pikiran (brainstorming), suatu kegiatan informal yang para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka, lalu didiskusikan. Pendekatan yang lebih formal disebut sesi JAD. JAD ( joint application design) / rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem pendukung keputusan secara berkelompok (group decision support system) untuk memecahkan masalah.

Langkah Tujuh: Mengevaluasi Berbagai Alternatif Solusi

Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau kriteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuan. Keuntungan dan kerugian dari tiap alternatif perlu dipertimbangkan.

Langkah Delapan: Memilih Solusi Terbaik

Stelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang tampak terbaik. Henry Mintzberg, seorang ahli teori manajemen, mengidentifikasi tiga cara manajer memilih alternatif terbaik :

·  Analisis, suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan yang mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi.

· Penilaian, proses mental dari seorang manajer. Misalnya, manajer perusahaan manufaktur menerapkan pengalaman dan intuisi dalam mengevaluasi tata letak pabrik baru yang diusulkan oleh model matematika,

· Tawar menawar, negoisasi antara beberapa manajer. Contohnya adalah perundingan diantara para anggota komite eksekutif mengenai sistem informasi fungsional yang mana yang akan diterapkan pertama.

Langkah Sembilan: Menerapkan Solusi

Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik. Solusi itu perlu diterapkan.

Langkah Sepuluh: Membuat Tindak Lanjut untuk Memastikan bahwa Solusi itu Efektif

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang diharapkan, tahap-tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah terpecahkan.

Faktor-faktor Pribadi yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan Masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah, yaitu:

1.      Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil ini mengambil sikap positif dan mengganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan

2.      Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

3.      Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan Informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan infromasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

·    Gaya teratur (perceptive style), manajaer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

·    Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menempatkan Pendekatan Sistem dalam Perspektif

Sebelum kita menyimpulkan diskusi kita mengenai pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan:

1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense). Walau teknik-tekniknya mencakup banyak tahap terpisah dan tidak pernah dikuasai sepenuhnya, penalaran yang mendasarinya bersifat sederhana. Anda berusaha memahami suatu masalah sebelum mencoba memecahkannya dan anda mempertimbangkan berbagai solusi yang mungkin.

2.  Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah, jika anda mengamati para manaje saat mereka mengembangkan solusi, anda akan melihat bahwa semua langkah-langkah yang telah ditetapkan tidak selalu diikuti, atau tidak diikuti secara berurutan.

3.  Pendekatan sitem adalah metodologi sistem dasar, suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu. Pendekatan sistem adalah suatu metodolgi. Bahkan pendekatan sistem adalah metodologi dasar dalam bidang komputer.