PENDEKATAN SISTEM

BAB 7

PENDEKATAN SISTEM

Pemecahan Masalah

Kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah

Dalam memecahkan masalah, seorang manajer akan membuat banyak keputusan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah

Beberapa elemen harus ada agar seorang manajer berhasil dlam pemecahan masalah. Tentu saja harus ada satu masalah dan seorang pemecah masalah (manajer). Solusi bagi suatu masalah harus memampukan sistem untuk memenuhi tujuannya secara baik. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan. Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang tersedia. Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah tetapi jika keadaan itu berbeda ada sejumlah masalah dan harus dipecahkan.

Dengan adanya masalah yang timbul maka munculah istilah kriteria solusi (solution criterion). Kriteria solusi sesuatu yang menggambarkan perbedaan keadaan saat ini dengan keadaan yang diharapkan, atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Salah satu langkah dalam proses penyelesaian masalah yakni mengidentifikasi berbagai alternatif penyelesaian masalah. Tugas tersebut menjadi tanggung jawab seorang manajer. Hal tersebut dilakukan dengan mengandalkan pengalaman (experience), atau memperoleh bantuan dari bagian sistem informasi yang non-komputer, seperti masukan dari berbagai pihak (di dalam dan di luar organisasi).

Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, dan dengan memanfaatkan sistem informasi maka dilakukanlah proses evaluasi setiap alternatif tersebut. Evaluasi tersebut harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraint) yang mungkin. Kendala  tersebut mencakup kendala internal : keterbatasan sumber daya, eksternal : tekanan dari berbagai elemen lingkungan.

Struktur Masalah

 Adapun struktur masalah (problem structure) dari suatu persoalan dibagi atas tiga (3) bentuk, yaitu :

·      Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer. Permasalahannya memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh manajer (pemecah masalah).

·     Masalah yang tidak terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sama sekali tidak dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Misalnya masalah personil pada suatu departemen karena adanya perbedaan prilaku, budaya, dan lain-lain.

·     Masalah yang semi-terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sebagiannya dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk membangun pabrik baru. Sebagian elemen misalnya biaya tanah, pajak, biaya pengiriman bahan baku, dapat diukur. Namun, elemen lainnya seperti bencana alam, dan sikap masyarakat, sukar diidentifikasi dan diukur.

Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, ia mengidentifikasikan tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi sacara memadai.

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternatif

3.      Membentuk penilaian

Dewey tidak mempergunakan istilah pendekatan sistem, namun ia menyadari adanya sifat berurutan dari pemecahan masalah - mengidentifikasi suatu masalah, mempertimbangkan berbagai cara untuk memecahkannya, dan terakhir memilih solusi yang terlihat paling baik.

Serangkaian Langkah-langkah

Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk mrmrcahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Usaha Persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka piker yang diinginkan untuk menangani masalah.  Langkah-langkah ini dapat terjadi selama jangka waktu yang lama-dimulai dari :

Langkah Satu : Memandanag Perusahaan sebagai Suatu Sistem

Anda harus mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem. Anda harus mampu untuk melihat bagaimana perusahaan anda sesuai dengan model.

Langkah Dua : Mengenal Sistem Lingkungan

Hubungan perusahaan dengan lingkungannya juga penting. Delapan elemen lingkungan memberikan suatu cara efektif menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

Langkah Tiga : Mengidentifikasi Subsistem-subsistem Perusahaan

Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk. Yang mudah dilihat manajer adalah area-area fungsional.  Manajer juga melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai subsistem. Disini subsistem-subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi maupun arus keputusan.

Manajer dapat juga menggunakan arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem. Bentuk fungsioanal dari organisasi menerapkan hal ini hingga suatu tingkat tertentu.

Ketika seorang manjer dapat melihat perusahaan sebagai sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu  berada dalam suatu lingkungan,maka orientasi sistem telah tercapai. Manajer telah meneyelesaikan usaha persiapan dan sekarang siap untuk menggunakan pendekatan sistem dalam pemecahan masalah.

Usaha Definisi

Usaha definisi mencakup dua langkah: bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu sistem dalam suatu urutan tertentu.

Langkah Empat: Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem

Manajer mula-mula mempelajari posisi sistem itu dihubungan dengan lingkungannya. Perlu dipahami bahwa sistem dapat berada pada tingkat manapun. Tidak perlu memulai dari tingkat perusahaan sebagai suatu sistem. Analisis dapat diarahkan pada subsistem manapun dalam perusahaan. Selanjutnya manajer menganalisis sistem menurut subsistem-subsistemnya.

Tujuan dari analisis top-down ini adalah mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.

Langkah Lima: Menganalisis Bagian-bagian Sistem dalam Suatu Urutan Tertentu

Saat manajer mempelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan.

Elemen Satu – Mengevaluasi Standar, standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran dan kuota.

Elemen Dua – Membandingkan Output Sistem dengan Standar, setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan  standar.

Elemen Tiga – Mengevaluasi Manajemen, suatu penilaian kritis dilakukan stas manajemen sistem dan struktur organisasi.  Sebagai pedoman umum, jika masalah dapat dipecahkan dengan tim manajemen dan struktur yang ada, maka elemen manajemen bukanlah masalah.

Elemen Empat – Mengevaluasi Pemroses Informasi, mungkin terdapat tim manajemen yang baik, tetapi tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang diperlukannya. Jika ini kasusnya, kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapkan.

Elemen Lima – Mengevaluasi Input dan Sumber Daya Input, suatu analisis dibuat mengenai sumber daya fisik dalam elemen input maupun sumber daya yang mengalir melalui elemen tersebut dari lingkungan.

Elemen Enam – Mengevaluasi Proses Transformasi, prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output. Salah satu contoh modern dari usaha memecahkan masalah transformasi adalah computer integrated manufacturing (CIM).

Elemen tujuh – Mengevaluasi Sumber Daya Output, memeikirkan sumber daya fisik dalam elemen output dari sistem. Contoh sumber daya seperti itu adalah gudang barang jadi, pegawai, dan mesin di dok pengiriman dan armada truk pengiriman.

Usaha Pemecahan

Langkah Enam: Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil di masa lalu, tetapi kreativitas dan intuisi juga berperan penting. Para pemecah masalah sering terlibat dalam tukar pikiran (brainstorming), suatu kegiatan informal yang para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka, lalu didiskusikan. Pendekatan yang lebih formal disebut sesi JAD. JAD ( joint application design) / rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem pendukung keputusan secara berkelompok (group decision support system) untuk memecahkan masalah.

Langkah Tujuh: Mengevaluasi Berbagai Alternatif Solusi

Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau kriteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuan. Keuntungan dan kerugian dari tiap alternatif perlu dipertimbangkan.

Langkah Delapan: Memilih Solusi Terbaik

Stelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang tampak terbaik. Henry Mintzberg, seorang ahli teori manajemen, mengidentifikasi tiga cara manajer memilih alternatif terbaik :

·  Analisis, suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan yang mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi.

· Penilaian, proses mental dari seorang manajer. Misalnya, manajer perusahaan manufaktur menerapkan pengalaman dan intuisi dalam mengevaluasi tata letak pabrik baru yang diusulkan oleh model matematika,

· Tawar menawar, negoisasi antara beberapa manajer. Contohnya adalah perundingan diantara para anggota komite eksekutif mengenai sistem informasi fungsional yang mana yang akan diterapkan pertama.

Langkah Sembilan: Menerapkan Solusi

Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik. Solusi itu perlu diterapkan.

Langkah Sepuluh: Membuat Tindak Lanjut untuk Memastikan bahwa Solusi itu Efektif

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang diharapkan, tahap-tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah terpecahkan.

Faktor-faktor Pribadi yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan Masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah, yaitu:

1.      Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil ini mengambil sikap positif dan mengganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan

2.      Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

3.      Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan Informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan infromasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

·    Gaya teratur (perceptive style), manajaer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

·    Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menempatkan Pendekatan Sistem dalam Perspektif

Sebelum kita menyimpulkan diskusi kita mengenai pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan:

1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense). Walau teknik-tekniknya mencakup banyak tahap terpisah dan tidak pernah dikuasai sepenuhnya, penalaran yang mendasarinya bersifat sederhana. Anda berusaha memahami suatu masalah sebelum mencoba memecahkannya dan anda mempertimbangkan berbagai solusi yang mungkin.

2.  Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah, jika anda mengamati para manaje saat mereka mengembangkan solusi, anda akan melihat bahwa semua langkah-langkah yang telah ditetapkan tidak selalu diikuti, atau tidak diikuti secara berurutan.

3.  Pendekatan sitem adalah metodologi sistem dasar, suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu. Pendekatan sistem adalah suatu metodolgi. Bahkan pendekatan sistem adalah metodologi dasar dalam bidang komputer.

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

BAB 6

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

PENDAHULUAN

           Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis dasar model yaitu model fisik, naratif, grafik dan matematika. Model umum sebuah perusahaan terdiri dari sistem fisik maupun sistem konseptual. Sistem fisik mencakup elemen input, elemen transformasi dan elemen output. Sistem konseptual terdiri dari data dan informasi yang mewakili sistem fisik.

       Bagian integral dari sistem konseptual adalah lingkaran umpan balik (feed back loop)  dan mekanisme pengendalian. Konsep yang memungkinkan manajer hanya mendatangi aktivitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen, disebut management by exception.

       Karena model sistem umum perusahaan mewakili segala jenis organisasi dan menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam mengolah informasi, maka model ini merupakan perlatan yang berguna bagi pemecah masalah.

Model

     Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan, yang disebut entitas (entity).

Jenis-jenis Model

·   Model Fisik, menggambarkan entitasnya dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan, atau prototipe model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.

·       Model Naratif,, menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling populer. Model ini sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model.

·     Model Grafik, penggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan.

·    Model Matematika, menggunakan semua rumus dan persamaaan matematika, keunggulannya adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

Kegunaan Model

·     Mempermudah pengertian, Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang disederhanakan.

·   Mempermudah komunikasi, Semua model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat.

·     Memperkirakan masa depan, Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat.

Model Sistem Umum

Sistem Fisik

       Sistem fisik perusahaan mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Karena itu lingkungan fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

·         Arus Material

·         Arus Personil

·         Arus Mesin

·         Arus Uang

Sistem Konseptual

   Sistem Lingkaran Terbuka, suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan yang diperlukan dalam sistem.

       Sistem Lingkaran Tertutup, suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya.

   Dimensi-dimensi Informasi, Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi, yaitu :

1.      Relevansi, informasi memiliki relevansi, jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada.

2.      Akurasi, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya.

3.    Ketepatan waktu, informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.

4.     Kelengkapan, manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau suatu penyelesaian.

Standar, adalah suatu ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual, seperti yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar.

Management by Exception, adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima.  Management by Exception memberikan tiga keuntungan dasar :

1.    Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

2.   Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

3.   Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

1.  Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat diterapkan.

2.  Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

3.  Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

4.   Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Faktor-faktor Penentu Keberhasilan, CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Konsep CSF serupa dengan Management by Exception dalam hal memusatkan perhatian pada sebagian operasi perusahaan dari pada keseluruhan.  Kedua konsep ini berbeda dalam hal CSF relative stabil, sedangkan unsur-unsur perkecualian dari Management by Exception dapat berubah dari satu period eke periode selanjutnya.

Arus Keputusan, Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik-input, pengolahan, dan output-manajer juga harus mampu membuat perubahan-perubahan pada kinerja ketiga elemen tersebut. Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

Lingkungan

 Bentuk terakhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke perusahaan dari  lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan. Sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik pada bagian bawah model. Sumber daya konseptual (informasi dan data) memasuki pengolah informasi untuk disimpan atau disediakan bagi manajer. Informasi dan data juga mengalir dari pengolah informasi ke lingkungan.

Penggunaan Model Sistem Umum

Arus material melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh para manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, sangatlah jelas. Model tersebut sesungguhnya dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi lain, walau tidak tampak jelas. Pada bagian-bagian selanjutnya, model ini digunakan untuk menjelaskan suatu pengecer dan suatu organisasi yang menyediakan jasa.

Pasar Swalayan

             Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yan diperkerjakan. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan

         Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak-rak. Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai transformasi. Elemen-elemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asesiten manajer.

 Standar kinerja pasar swalayan itu ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk memantau kinerja actual dan membandingkannya dengan standar.  Manajer menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah standar-standar, sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.

Kantor Pengacara

             Sebuah kantor pengacara biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum professional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental daripada fisik. Arus material melalui kantor pengacara sangat sedikit terutama berupa perlengkapan pencatatan, seperti kertas catatan dan pensil.

            Setiap kantor pengacara adalah suatu sistem fisik yang terkendali. Pada kantor yang besar, pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.

           Proses transformasi pada kantor pengacara adalah proses mengubah bahan mentah (klien dengan permasalahn hukum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya terselesaikan). Transformasi ini dicapai oleh para pengacara, yang merupakan sumber daya terpenting bagu perusahaan.

          Model umum mememberikan suatu struktur bagi elemen-elemen dasar kantor pengacara manapun. Seorang pengacara yang baru akan menemukan sejumlah standar yang seharusnya ia capai, suatu sistem informasi yang menyediakan database hukum dan sumber daya manusia yang mampu melaksanakan proses transformasi dengan cara yag dapat diterima oleh para partner dan klien.

Menempatkan Model Sistem Umum dalam Konteks

Nilai sesungguhnya dari model sistem umum akan menjadi jelas saat anda lulus dan memulai karir anda. Model tersebut akan membantu anda menyesuaikan diri dengan perusahaan anda. Model tersebut memberikan suatu rasa kemantapan saat anda mempelajari prusahaan anda. Namun anda akan terus mendapatkan manfaat dari model tersebut sepanjang karir anda. Saat anda menaiki jenjang-jenjang manajemen, anda akan menggunakan model tersebut untuk mengingatkan pada elemen-elemen yang diperlukan unit organisasi anda untuk mencapai tujuannya.

IMPLIKASI ETIS DARI TEKNOLOGI INFORMASI

BAB 5

IMPLIKASI ETIS DARI TEKNOLOGI INFORMASI

Moral, Etika dan Hukum

Apakah Moral

        Moral adalah tradisi kepercayaan mengenai perilaku benar dan salah. Moral adalah institusi sosial dengan sejarah dan daftar peraturan. Saat kita bertumbuh dan matang secara fisik dan mental, kita mempelajari peraturan-peraturan yang masyarakat harapkan untuk kita ikuti. Peraturan-peraturan tingkah laku ini adalah moral kita.

Apakah Etika?

Etika adalah satu set kepercayaan, standar atau pemikiran yang mengisi suatu individu, kelompok atau masyarakat.  Masyarakat bertindak sebagai otoritas yang lebih tinggi yang memaksakan harapannya pada kita. Tidak seperti moral, etika dapat berbeda dari satu masyarakat ke masyarakat lain.

Apakah Hukum?

Hukum adalah peraturan perilaku formal yang dipaksakan oleh otoritas berdaulat, seperti pemerintah, pada rakyat atau warga negaranya. Hingga kini sangat sedikit hokum yang mengatur penggunaan komputer, karena komputer merupakan penemuan baru, umurnya hanya sekitar empat puluh tahujn dan teknologinya berubah sangat cepat sehingga sistem hukum kesulitan mengikutinya.         

Etika Dalam Bisnis di AS

        Etika Protestan, pandangan yang dikenal sebagai etika protestan mendorong kerja keras untuk menghasilkan uang.

       Etika Persaingan Bebas, didasarkan pada teori para ahli ekonomi seperti Adam Smith, yang menganjurkan kapitalisme laissez faire atau kebebasan berusaha berfungsi tanpa campur tangan pemerintah.

     Survival of the Fittest (yang terkuat yang bertahan), dapat diterima asalkan perusahaan bersaing secara wajar. Alasannya, persaingan bekerja sebagai proses seleksi untuk memangkas perusahaan-perusahaan yang memberi kontribusi paling sedikit pada kebaikan sosial.

Perlunya Budaya Etika

         Hubungan antara CEO dengan perusahaan merupakan dasar budaya etika. Jika perusahaan harus etis, maka manajemen puncak harus etis dalam semua tindakan dan kata-katanya Manajemen puncak memimpin dengan memberi contoh. Perilaku ini adalah budaya etika.

Bagaiman Budaya Etika Diterapkan

         Corporate Credo, pernyataan ringkas mengenai nilai-nilai yang ditegakkan perusahaan. Tujuan credo ini adalah menginformasikan orang-orang dan organisasi-organisasi baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai nilai-nilai etis perusahaan.

        Program Etika, suatu sistem yang terdiri dari berbagai aktivitas yang dirancang untuk mengarahkan pegawai dalam melaksanakan corporate credo.

             Kode Etik Khusus Perusahaan, banyak perusahaan telah merancang kode etik perusahaan mereka sendiri. Kadang-kadang kode ini diadaptasi dari kode etik industry tertentu.

Etika dan Jasa Informasi

          Apakah Etika Komputer, menurut James H. Moor, mendefinisikan etika komputer sebagai analisis mengenai sifat dan dampak sosial teknologi komputer, serta formulasi dan justifikasi kebijakan untuk menggunakan teknologi tersebut secara etis.  Karena itu, etika komputer terdiri dari dua aktivitas utama, dan manajer yang paling bertanggung jawab atas aktivitas tersebut adalah CIO.

Alasan Pentingnya Etika Komputer

         Kelenturan Logika, kemampuan memprogram komputer untuk melakukan apa pun yang kita inginkan. Komputer bekerja tepat seperti diinstruksikan oleh programernya.

          Faktor Transformasi, alasan kepedulian pada etika komputer ini didasarkan pada fakta bahwa komputer dapat mengubah secara drastis cara kita melakukan sesuatu. Sekarang semua kegiatan apapun dapat dikerjakan oleh komputer.

        Faktor Tak Kasat Mata, Alasan ketiga minat manyarakat pada etika komputer adalah karena komputer dipandang sebagai suatu kotak hitam. Semua operasi internal komputer tersembunyi dari penglihatan. Operasi internal yang tidak nampak ini membuka peluang pada nilai-nilai pemrograman yang tidak terlihat, perhitungan yang rumit yang tidak terlihat dan penyalahgunaan yang tidak terlihat.

Hak Sosial dan Komputer

Hak atas Komputer

         Hak atas Akses Komputer, pemilikan atau akses komputer merupakan kunci mencapai hak-hak tertentu lain. Misalnya akses ke komputer berarti kunci mendapatkan pendidikan yang baik. Dengan begitu, masyarakat berhak atas akses komputer.

      Hak atas Keahlian Komputer, dalam mempersiapkan pelajar untuk bekerja dimasyarakat modern, pendidik sering menganggap pengetahuan tentang komputer sebagai suatu kebutuhan.

           Hak atas Spesialisasi Komputer, kita harus memiliki akses ke para spesialisasi.

           Hak atas Pengambilan Keputusan Komputer, hak-hak ini dicerminkan dalam UU komputer yang mengatur bagaimana komputer diterapkan.

Hak atas Informasi

     Hak atas privacy, meningkatnya kemampuan komputer untuk digunakan bagi pengintaian dan yang lain adalah meningkatnya nilai informasi dalam pengambilan keputusan.

       Hak atas Akurasi, komputer dipercaya mampu mencapai tingkat kurasi yang tidak dapat dicapai oleh sistem nonkomputer.

   Hak atas Kepemilikan, hak milik intelektual, umumnya dalam bentuk program-program komputer. Para penjual perangkat lunak dapat menjaga hak milik intelektual meereka dai pencurian melalui hak cipta,paten dan perjanjian lisensi.

      Hak atas Akses, komputer dapat mengakses data dari penyimpanan lebih cepat dan mudah dari teknologi lain.

Kode-kode Etik

Kode Perilaku Profesional ACM

1.      Seorang anggota ACM selalu bertindak dengan integritas.

2.      Seorang anggota ACM harus berusaha meningkatkan kemampuan dan prestise profesi.

3.      Seorang anggota ACM bertanggung jawab atas pekerjaannya.

4.      Seorang anggoota ACM bertindak dengan tanggung jawab professional.
      Kode Etik DPMA

      Kode ini terdiri dari standards of conduct (standar perilaku) yang menguraikan kewajiban manajer pengelolaan data pada (1) manajemen perusahaan, (2) rekan anggota DPMA dan profesi, (3)  masyarakat dan (4) pemberi kerjanya.

Kode Etik ICCP

        Kode ini menyatakan bahwa para anggotanya bertanggung jawab pada profesi, pemberi kerja dan kliennya. Kode ini dimasukka dalam Code of Conduct yang bersifat permanen. Kode etik ICCP juga mencakup Code of Good Practice yang diperbarui secara berkala.

Kode Etik ITAA

      Suatu asosiasi bagi organisasi-organisasi yang memasarkan perangkat lunak dan jasa yang berkaitan dengan komputer. Keanggotaannya meliputi ratusan perusahaan seperti Microsoft dan Lotus Development Corporation. Kode ITAA terdiri dari prinsip-prinsip dasar yang mengatur penilaian, komunikasi dan kualitas jasa dengan klien.

Model SRI

        Idealnya, semua perlumpulan professional bergabung membuat satu kode etik. Kode etik tersebut harus membahas tanggung jawab setiap orang dalam profesi dalam hal etika penggunaan komputer. Model SRI ini unik karena tidak terbatas pada professional komputer yang beroperasi dalam lingkungan bisnis, tetapi luas jangkaunnya.

Etika dan Spesialis Komputer

Penelitian SRI

Dua penelitian selama tahun 1970-an dan 1980-an memberikan sebagian besar data yang menggambarkan keyakinan etis dari para spesialis informasi yang bekerja. Penelitian ini menggunakan skenario pertentangan etika.

Penelitian Susan Athey atas Mahasiswa High-Tech

Pada tahun 1993 Susan Athey melakukan percobaan yang membandingkan keyakinan etis 65 mahasiswa IS dan ilmu komputer dengan keyakinan etis para pakar SRI. Dengan menggunakan tujuh dari scenario SRI dan menemukan bahwa para mahasiswa berbeda pendapat dengan sepuluh keputusan para pakar. Hal itu disebabkan oleh pengalaman yang lebih banyak dari para pakar.

Penelitian Paradice atas Mahasiswa IS dan Non-IS

David Paradice, professor SIM pada Texas A & M University, mempelajari jawaban 125 mahasiswa untuk 12 skenario etika. Skenario ini dirancang untuk mengukur etika dalam hal kewajiban, kesempatan, dan maksud.

Etika dan CIO

Perilaku CIO dipengaruhi oleh sejumlah faktor. Faktor-faktor tersebut ada dalam hirarki, Yang memberikan pengaruh terbesar adalah hukum, diikuti oleh budaya etika perusahaan dan kode etik profesional.

Persepsi Etika CIO

Scott J. Vittel dan Donald L. Davis mengumpulkan data dari 61 profesional SIM. Data penelitian ini menggambarkan bagaimana etika mempengaruhi kinerja manajer, sesuai persepsi manajer dan bawahannya.

1.      Memanfaatkan Kesempatan untuk Bertindak Tidak Etis

2.      Etika Membuahkan Sukses

3.      Perusahaan dan Manajer Memiliki Tanggung Jawab Sosial

4.      Manajer Mendukung Keyakinan Etika Mereka dengan Tindakan