PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

BAB 1

PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Manajemen Informasi

Saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan pekerja dan dengan operasi yang tersebar diwilayah yang luas, manajer tidak dapat mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi. Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik sebuah perusahaan.

Jenis-jenis Utama Sumber Daya

Tugas seorang manajer adalah mengelola sumber daya agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Lima jenis utama sumber daya ini adalah :

1.    Manusia

2.    Material

3.    Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

4.    Uang

5.    Informasi (termasuk data)

Manajemen Sumber Daya

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya disusun, manajer berusaha memaksimalkan penggunaannya. Ia meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis-sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul, kemudian diproses menjadi  infromasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk dan saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer akan membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini disebut manajemen informasi.

Perhatian Pada Manajemen Informasi

Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat

Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks daripada sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar ineternasional, teknologi binis menjadi semakin kompleks, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial. Setiap pengaruh ini memberi kontribusi pada kompleksitas bisnis.

Kemampuan Komputer yang Semakin Baik

Dalam hal ukuran dan kecepatannya, komputer tahun 1950 an berbeda dengan komputer sekarang. Komputer-komputer tahun 1950 an ditempatkan dalam ruangan khusus dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan, tetapi sekarang para pemakai komputer tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi sebagai bagian perlatan kantor yang sangat dibutuhkan.

Siapakah Para Pemakai??

Kita mengetahui bahwa para pemakai komputer meliputi :

v  Manajer

v  Non manajer

v  Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Dimana Terdapat Para Manajer

          Tingkat-tingkat Manajemen, Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi seperti direktur dan wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level). Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur prouk dan kepala devisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level). Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia dan pemimpin proyek disebut  tingkat pengendalian operasional (operational control level). Saat merancang sistem informasi, penting untuk mempertimbangkan tingkatan manajer, karena hal ini dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya.

Apa Yang Dilakukan Para Manajer

         Fungsi-fungsi Manajemen,  meliputi yang pertama manajer merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan, kemudian mereka mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staff (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Keahlian Manajemen

Keahlian komunikasi, Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis.

            Keahlian pemecahan masalah, Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan.

Pengetahuan Manajemen

            Mengerti komputer, pengetahuan ini mencakup istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dan sebagainya.

            Mengerti Informasi, meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

Manajer dan Sistem

Apa itu Sistem ?

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen-elemen Sistem

Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, kepada elemen output. Suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol.

Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup, suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem  lingkaran terbuka. Sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanismee kontrol, dan  lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup, suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka.  Suatu  sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut sistem teertutup.

 Apa itu Subsistem ?

Subsistem sebenarnya hanyalah system di dalan suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat.

Apa itu Supersistem ?

            Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem ang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem.

Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

Perusahaan bisnis adalah suatu  sistem fisik. Ia  terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu sistem konseptual, sebaliknya adalah sistem yang menggunakan  sumber daya konseptual –  informasi dan data – untuk mewakili suatu sistem fisik. Sistem konseptual umumnya ada sebagai  citra mental dari pikiran manajer, sebagai  angka-angka atau tulisan pada selembar kertas,  atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.

Pentingnya Suatu Pandangan Sistem

1.    Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.

2.    Menyadari perlunya  meemiliki tujuan-tujuan yang  baik.

3.    Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.

4.    Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.

Data Versus Informasi

            Data terdiri fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Fokus Awal Pada Data

Saat punched card dan keydriven bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan mengabaikan  kebutuhan informasi para manajer. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing) dan telah di singkat menjadi  data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi – SIA (accounting information system) untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.

Fokus Baru pada Informasi

Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Jalan yang ditempuh para perintis tidaklah mulus. Beberapa penyebab kekurangan ini ,yaitu :

1.    Kurangnya pengetahuan tentang komputer di antara para pemakai.

2.    Kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peeran manajemen.

3.    Peralatan komputeer yang  mahal dan terbatas dibanding standar sekarang.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Konsep sistem pendukung keputusan (DSS) adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan  pada suatu masalah tertentu  yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian  juga difokuskan pada aplikasi komputer lain : otomatiasi kantor (OA). OA  memudahkan kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputi aplikasi  seeperti konferensi jarak jauh, voice mail, surat  elektronik, electronic calendaring, facsimile transimission, dan desktop publishing.

Fokus Potensial pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk meneerapkan kecerdasan buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Bagian khusus dari AI yaitu sistem pakar. Sistem pakar adalah  suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang  spesialis dalam suatu area. 

Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer

Informasi disajikan dalam beentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis kmputer ( SIA, SIM, DSS, OA, dan ES). Kita menggunakan istilah sistem informasi  berbasis komputer atau CBIS untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.

Organisasi Jasa Informasi

Para Spesialis Informasi

Ada lima golongan spesialis informasi : Analis sistem, pengelola database, spesialis jaringan, programer dan operator. 

Analis Sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.  Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini. 

Kecenderungan menuju End-User Computing

Apa yang Mendorong End-User Computing ?

1. Meningkatnya Pengetahuan tentang Komputer

2. Antrian Jasa Informasi

3. Perangkat Keras yang Murah

4. Perangkat Lunak Jadi

Peran Spesialis Informasi dalam End-user Computing

Para pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem, tetapi mereka harus melakukan sebagian pengembangan sistem.  Karena itu, konsep EUC tidak berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran konsultasi dari pada sebelumnya.

Menjustifikasi CBIS

Selama era EDP, perusahaan-perusahaan mencoba menjustifikasi komputer mereka berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Saat ini dijalankan, sejumlah kecil pegawai administrasi kehilangan pekerjaan mereka. Dihadapkan pada tugas memecat para pekerja yang telah digantikan oleh komputer, manajemeen biasanya lebih memilih untuk menugaskan mereka pada pekerjaan yang lain.

Walapun komputer tidak memotong biaya administrasi seperti yang direncanakan, keberhasilan yang lebih berarti tercapai dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik – mencapai peningkatan efisiensi atau pengurangan investasi. Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga, tetapi seberapa berhargakah laporan itu.   

Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatan adalah peruahaan menerapkan laporan yang baru kemudian membandingkan laba pada periode laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif adalah langkah kuncu dalam mencapai sumber daya yang berharga ini.  

Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut :

1. Perencanaan
2. Analisis
3. Rancangan
4. Penerapan
5. Penggunaan 

Mengelola CBIS

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh para spesialis informasi.

Menempatkan CBIS dalam konteks

Manajer sekarang benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaan bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tetapi seberapa ekstensif menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah menjadi sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem-sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

BAB 2

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

Perusahaan dalam Lingkungannya

Delapan Elemen Lingkungan

1.    Pemasok menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya.

2.    Pelanggan, barang dan jasa dipasarkan kepada para pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai.

3.    Serikat buruh, organisasi bagi tenaga kerja terampil ,aupun tenaga kerja tidak terampil.

4.    Masyarakat keuangan, terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.

5.    Pemegang saham atau pemilik, orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan.

6.    Pesaing, mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dipasaran.

7.    Pemerintah, memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana.

8.    Masyarakat global, wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya.

Arus Sumber Daya Lingkungan

Sumber daya mengalir kepada perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elem-elemen. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.

Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya mesin biasanya tidak mengalir antaraperusahaan kepada pemegang saham dan material tidak boleh mengalir kepada serikat buruh. Satu-saunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi.

Keunggulan Kompetitif

            Dapat dicapai melalui banyak cara seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah serta lebih baik dari para pesaing dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Keungulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran.

Pandangan Awal tentang Keunggulan Kompetitif

            Sejumlah perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Beberapa diantaranya adalah American Airlines dengan sistem pemesanan penerbangan yang disebut Sabre, American Hospital Supply dengan jaringan EDI, dan McKesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost. Ada tiga pokok penting dari ketiga contoh diatas:

1.        Tidak satu pun perusahaan di atas yang puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka untuk menjadi pesaing yang tangguh.

2.        Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainya.

3.        Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumber daya informasi mereka pada pelanggan mereka.

Pandangan Luas tentang Keunggulan Kompetitif, suatu cara untuk mencapai nilai maksismum dari penggunaan informasi sebagai sumber daya kompetitif, perusahaan harus membangun IOS yang menyediakan hubungan dengan seluruh delapan elemen lingkungan.

Apa Sajakah Sumber Daya Informasi?

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi terdiri dari :

Ø Perangkat keras komputer, Perangkat lunak komputer, Para spesialis informasi, Pemakai, Fasilitas, Database, Informasi.

Siapa Mengelola Sumber Daya Informasi?

Chief Information Officer (CIO) adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya.

Perencanaan Strategis

            Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Perencanaan Strategi Fungsional

Setelah rencana strategis untuk perusahaan telah ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.

Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi

Transformasi Kumpulan Strategi

            Pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diberi istilah kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set). Suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan yang biasa disebut kumpulan strategi SIM (MIS strategy set), dan terdiri dari sejumlah tujuan,kendala, dan strategi. Satu kekurangan dasar dalam transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa area-area fugsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan.

Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perancana strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR. Saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan.

End-User Computing sebagai Masalah Strategis

Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan computer yang sama. Para pemakai akhir dapat dikelompokan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka:

1.      Pemakai Akhir Tingkat Menu

2.      Pemakai Akhir Tingkat Perintah

3.      Pemakai Akhir Tingkat Programer

4.      Pesonil Pendukung Fungsional

Jenis-jenis Aplikaksi Pemakai Akhir

Sebagian besar aplikasi end-user computing telah dibatasi pada:

·         Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relative mudah

·         Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan

Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan :

·      Aplikasi SIM dan SIA

·      DSS yang kompleks

·      Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional

·      Sistem pakar

Manfaat End-User Computing

EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama: EUC memindahkan sebagian beban kerja pengembangan sistem kepada pemakai, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.

Risiko End-User Computing

v  Sistem yang buruk sasarannya

v  Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya

v  Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien

v  Hilangnya integritas data

v  Hilangnya keamanan

Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang Diperlukan

Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :

· Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul

· Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional uatama

· Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak

· Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis

Model IRM

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak berada terpisah tetapi bekerja sama secara terkoordinasi.

1.    Lingkungan perusahaan

2.    Eksekutif perusahaan

3.    Area fungsional

4.    Sumber daya informasi

5.    Pemakai