MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

BAB 6

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

PENDAHULUAN

           Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis dasar model yaitu model fisik, naratif, grafik dan matematika. Model umum sebuah perusahaan terdiri dari sistem fisik maupun sistem konseptual. Sistem fisik mencakup elemen input, elemen transformasi dan elemen output. Sistem konseptual terdiri dari data dan informasi yang mewakili sistem fisik.

       Bagian integral dari sistem konseptual adalah lingkaran umpan balik (feed back loop)  dan mekanisme pengendalian. Konsep yang memungkinkan manajer hanya mendatangi aktivitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen, disebut management by exception.

       Karena model sistem umum perusahaan mewakili segala jenis organisasi dan menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam mengolah informasi, maka model ini merupakan perlatan yang berguna bagi pemecah masalah.

Model

     Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan, yang disebut entitas (entity).

Jenis-jenis Model

·   Model Fisik, menggambarkan entitasnya dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan, atau prototipe model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.

·       Model Naratif,, menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling populer. Model ini sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model.

·     Model Grafik, penggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan.

·    Model Matematika, menggunakan semua rumus dan persamaaan matematika, keunggulannya adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

Kegunaan Model

·     Mempermudah pengertian, Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang disederhanakan.

·   Mempermudah komunikasi, Semua model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat.

·     Memperkirakan masa depan, Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat.

Model Sistem Umum

Sistem Fisik

       Sistem fisik perusahaan mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Karena itu lingkungan fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

·         Arus Material

·         Arus Personil

·         Arus Mesin

·         Arus Uang

Sistem Konseptual

   Sistem Lingkaran Terbuka, suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan yang diperlukan dalam sistem.

       Sistem Lingkaran Tertutup, suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya.

   Dimensi-dimensi Informasi, Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi, yaitu :

1.      Relevansi, informasi memiliki relevansi, jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada.

2.      Akurasi, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya.

3.    Ketepatan waktu, informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.

4.     Kelengkapan, manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau suatu penyelesaian.

Standar, adalah suatu ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual, seperti yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar.

Management by Exception, adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima.  Management by Exception memberikan tiga keuntungan dasar :

1.    Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

2.   Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

3.   Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

1.  Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat diterapkan.

2.  Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

3.  Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

4.   Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Faktor-faktor Penentu Keberhasilan, CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Konsep CSF serupa dengan Management by Exception dalam hal memusatkan perhatian pada sebagian operasi perusahaan dari pada keseluruhan.  Kedua konsep ini berbeda dalam hal CSF relative stabil, sedangkan unsur-unsur perkecualian dari Management by Exception dapat berubah dari satu period eke periode selanjutnya.

Arus Keputusan, Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik-input, pengolahan, dan output-manajer juga harus mampu membuat perubahan-perubahan pada kinerja ketiga elemen tersebut. Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

Lingkungan

 Bentuk terakhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke perusahaan dari  lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan. Sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik pada bagian bawah model. Sumber daya konseptual (informasi dan data) memasuki pengolah informasi untuk disimpan atau disediakan bagi manajer. Informasi dan data juga mengalir dari pengolah informasi ke lingkungan.

Penggunaan Model Sistem Umum

Arus material melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh para manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, sangatlah jelas. Model tersebut sesungguhnya dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi lain, walau tidak tampak jelas. Pada bagian-bagian selanjutnya, model ini digunakan untuk menjelaskan suatu pengecer dan suatu organisasi yang menyediakan jasa.

Pasar Swalayan

             Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yan diperkerjakan. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan

         Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak-rak. Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai transformasi. Elemen-elemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asesiten manajer.

 Standar kinerja pasar swalayan itu ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk memantau kinerja actual dan membandingkannya dengan standar.  Manajer menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah standar-standar, sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.

Kantor Pengacara

             Sebuah kantor pengacara biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum professional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental daripada fisik. Arus material melalui kantor pengacara sangat sedikit terutama berupa perlengkapan pencatatan, seperti kertas catatan dan pensil.

            Setiap kantor pengacara adalah suatu sistem fisik yang terkendali. Pada kantor yang besar, pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.

           Proses transformasi pada kantor pengacara adalah proses mengubah bahan mentah (klien dengan permasalahn hukum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya terselesaikan). Transformasi ini dicapai oleh para pengacara, yang merupakan sumber daya terpenting bagu perusahaan.

          Model umum mememberikan suatu struktur bagi elemen-elemen dasar kantor pengacara manapun. Seorang pengacara yang baru akan menemukan sejumlah standar yang seharusnya ia capai, suatu sistem informasi yang menyediakan database hukum dan sumber daya manusia yang mampu melaksanakan proses transformasi dengan cara yag dapat diterima oleh para partner dan klien.

Menempatkan Model Sistem Umum dalam Konteks

Nilai sesungguhnya dari model sistem umum akan menjadi jelas saat anda lulus dan memulai karir anda. Model tersebut akan membantu anda menyesuaikan diri dengan perusahaan anda. Model tersebut memberikan suatu rasa kemantapan saat anda mempelajari prusahaan anda. Namun anda akan terus mendapatkan manfaat dari model tersebut sepanjang karir anda. Saat anda menaiki jenjang-jenjang manajemen, anda akan menggunakan model tersebut untuk mengingatkan pada elemen-elemen yang diperlukan unit organisasi anda untuk mencapai tujuannya.