METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

BAB 8

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle) atau SLC adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsiste, informasi berbasis komputer.  SLC sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.

Pengelolaan Siklus Hidup

Siklus hidup siatem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Sekerang manajemen siklus hidup sistem mungkin saja tertentang melewati beberapa tingakat organisasional dan melibatkan manejer di luar jasa informasi.

Tanggung Jawab Eksekutif. ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembanganya.

Komite Pengarah SIM. Jika tujuan komite tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarah, dan pengendalian yang berkesinambungan, komite ini disebut dengan komite pengarah. Jika perusahaan membentuk komite pengarah untuk penggunaan sumber daya komputer perusahaan, digunakan nama komite pengarah SIM.

Komite pengarah SIM melaksanakan fungsi utama yaitu:        

·  Mentapakan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan strategi perusahaan.

·    Menjadi pengendali keuangan dengan sebagai badan yang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan komputer.

·       Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer.

Tahap Perencanaan

Keuntungan dari Merencanakan Proyek CBIS

1.    Menentukan lingkup dari proyek

2.    Mengenali berbagai area permasalahan potensial

3.    Mengatur urutan tugas

4.    Memberikan dasar untuk pengendalian

Langkah-langkah dalam Tahap Perencanaan

1.    Menyadari Masalah

Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

2.    Mendefinisikan Masalah

Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan itu. Manajer hanya mencari untuk mengidentifikasi dimana sebenarnya letak permasalahan dan  apa kemungkinan penyebabnya.

3.    Menentukan tujuan

Manajer dan analisis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai.

4.    Mengidentifikasi Kendala-kendala Sistem

Kendala-kendala sistem penting diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan.

5.    Membuat Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan.

Ada enam dimensi kelayakan:

·   Teknis

·   Pengembalian ekonomis

·   Pengembalian non ekonomis

·   Hukum dan etika

·   Operasional

·   Jadwal

6.    Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem

Penelitian sistem (system study) akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analisis akan menyiapkan ususlan penelitian sistem yang memberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis.

7.    Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek

Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari  proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu keputusan diteruskan/hentikan.

8.    Menetapkan Mekanisme Pengendalian

Komite pengarah SIM menetapakn pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.

Tahap Analisis

1.    Mengumumkan Penelitian Sistem

2.    Mengorganisasikan Tim Proyek

3.    Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

4.    Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem

5.    Menyiapkan Usulan Rancangan

6.    Menyetujui atau Menolak Rancangan Proyek

Tahap Rancangan

1.    Menyiapkan Rancangan Sistem yang Terinci

Beberapa alat memudahkan analisis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih terinci. Ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem.

2.    Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem

Mengidentifikasi konfigurasi peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan.

3.    Mengevaluasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal.

4.    Memilih Konfigurasi yang Terbaik

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analisis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui.

5.    Menyiapkan Usulan Penerapan

Analisis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.

6.    Menyetujui atau Menolak Penerapan Sistem

Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

Tahap Penerapan

1.    Merencanakan Penerapan

2.    Mengumumkan Penerapan

3.    Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Keras

4.    Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Lunak

5.    Menyiapkan Database

6.    Menyiapkan Fasilitas Fisik

7.    Mendidik Peserta dan Pemakai

8.    Masuk ke Sistem Baru

Tahap Penggunaan

Tahap penggunaan teridiri 3 langkah :

1.    Menggunakan Sistem

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

2.    Audit Sistem

Penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan (postimplementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, Komite pengarah SIM dan pemakai.

3.    Memelihara Sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem (system maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksanakan untuk tiga alas an :

(1)     Memperbaiki kesalahan

(2)     Menjaga kemutakhiran sistem

(3)     Meningkatkan sistem

Menempatkan Siklus Hidup Sistem dalam Perspektif

Spesialis informasi telah membuat modifikasi pada LSC sehingga waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem dikurangi. Dari banyak modifiksai yang dicoba, ada dua hal mendapatkan banyak perhatian. Kedua hal tersebut adalah prototyping dan Rapid Application Development atau RAD.

Prototyping

Prototipe adalah memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses menghasilkan sebuah prototipe disebut dengan prototyping.

Jenis-jenis Prototipe

Ada 2 jenis prototipe:

a)    Prototipe jenis I, sesungguhnya akan menjadi sistem operasional.

b)   Prototipe jenis II, suatu model yang dapat dibuang yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

Pengembangan Prototipe jenis I

1)   Mengidentifikasi kebutuhan pemakai

2)   Mengembangkan Prototipe

3)   Menentukan apakah prototipe dapat diterima

4)   Menggunakan prototipe

Pengembangan Prototipe jenis II

1)   Mengidentifikasi kebutuhan pemakai

2)   Mengembangkan Prototipe

3)   Menentukan apakah prototipe dapat diterima

4)   Mengkodekan sistem operasional

5)   Menguji sistem operasional

6)   Menentukan jika sistem operasional dapat diterima

7)   Menggunakan sistem operasional

Prototyping dan Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Bagi sistem berskala kecil, prototyping dapat menggantikan siklus hidup pengembangan sistem. Namun, bagi sistem berskala besar, prototyping dipadukan dengan SDLC.

Daya Tarik Prototyping

Beberapa alasan pemakai maupun spesialis informasi menyukai prototyping :

Ø  Komunikasi anatara analisis sistem dan pemakai membaik

Ø  Analisis dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai

Ø  Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem

Ø Spesialis informasi dan pemakai menghabiskan lebih sedikit waktu dan usaha dalam mengembangkan sistem

Ø  Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.

Potensi Kegagalan Prototyping

Ø  Ketergesaan untuk membuat prototipe mungkin menghasilkan jalan pintas dalam definisi permasalahan, evaluasi alternative dan dokumentasi.

Ø  Pemakai mungkin begitu tertarik dengan prototipe sehingga mereka mengharapkan sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasional.

Ø  Prototipe jenis I mungkin tidak seefisien sistem yang dikodekan dalam bahasa pemrograman.

Ø  Hubungan komputer-manusia yang disediakan oleh peralatan prototyping tertentu mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

Penerapan yang Berprospek Baik untuk Prototyping

Prototyping bekerja paling baik pada penerapan-penerapan yang berciri sebagai berikut :

·      Risiko tinggi

·      Interaksi pemakai penting

·      Jumlah pemakai banyak

·      Penyelesaian yang cepat diperlukan

·      Perkiraan tahap penggunaan sistem  yang pendek

·      Sistem yang inovatif

·      Perilaku pemakai yang sukar ditebak

Rapid Application Development

Metodologi yang memiliki tujuan yang sana seperti prototyping, yaitu memberikan respon yang cepat pada kebutuhan pemakai, tetapi dalam lingkup yang lebih luas adalah RAD. RAD adalah seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut information engineering.

Unsur-unsur Penting RAD

       Manajemen. Manajemen khususnya manajemen puncak, harus merupakan orang yang suka bereksperimen, yang suka melakukan hal yang baru atau orang yang cepat belajar menggunakan metodologi baru.

       Manusia. Daripada menggunakan satu tim tunggal untuk mengerjakan semua kegiatan SLC, RAD menyadari efisensi yang dapat dicapai melalui penggunaan beberapa tim yang terspesialisasi. Anggota tim-tim adalah para ahli metodologi dan peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas khusus mereka.           

        Metodologi. Metodologi dasar RAD adalah siklus hidup RAD, yang terdiri dari empat tahap :  (1) perencanaan kebutuhan, (2) rancangan pemakai, (3) kontruksi, (4) cutover.

        Peralatan. Peralatan RAD terutama terdiri dari bahasa-bahasa pemrograman generasi keempat dan peralatan CASE yang memudahkan prototyping dan pembuatan kode.

CASE

CASE merupakan singkatan dari computer aided software engineering yang merupakan kategori perangkat lunak yang bertujuan menglihkan  sebagian beban kerja pengembangan sistem dari manusia ke komputer. Tingkat kemampuan peralatan tertentu dapat dinyatakan melalui tempatnya didalam SLC. Empat kategori telah didefinisikan :

·  Peralatan CASE tingkat atas dapat digunakan oleh eksekutif perusahaan saat mereka membuat perencanaan strategis.

·  Peralatan CASE tingkat menengah dapat digunakan selama tahap analisis dan rancangan untuk mendokumentasikan proses dan data dari sistem yang telah ada maupun sistem baru.

· Peralatan CASE tingkat bawah digunakan selama tahap penerapan dan penggunaan untuk membantu programmer mengembangkan, menguji dan menjaga kode.

·   Peralatan CASE terintegrasi menawarkan cakupan kombinasi dari peralatan CASE tingkat atas, menengah dan bawah.

Menempatkan SLC, Prototype dan RAD dalam Perspektif

Siklus hidup sistem, prototyping dan RAD semuanya merupakan metodologi.Tiga metodologi ini merupakan cara-cara yang dianjurkan dalam menerapkan sistem berbasis komputerr.SLC merupakan aplikasi dari pendekatan sistem untuk masalah penerapan sistem komputer, dan berisikan semua elemen pendekatan sistem dasar, dimulai dari identifikasi masalah dan diakhiri dengan penggunaan sistem.

Prototyping merupakan bentuk pendek dari pendekatan sistem yang berfokus pada definisi dan pemuasan kebutuhan pemakai.Prototyping dapat berada di dalam SLC. Kenyatannya, selama proses pengembangan satu sistem tunggal mungkin diperlukan banyak usaha prototyping.

RAD merupakan pendekatan alternatif untuk tahap rancangan dan penerapan dari SLC.Sumbangan terbesar dari RAD adalah kecepatannya menghasilkan sistem untuk digunakan, yang terutama dicapai melalui penggunaan peralatan berbasis komputer dan tim-tim proyek yang terspesialisasi.

PENDEKATAN SISTEM

BAB 7

PENDEKATAN SISTEM

Pemecahan Masalah

Kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah

Dalam memecahkan masalah, seorang manajer akan membuat banyak keputusan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah

Beberapa elemen harus ada agar seorang manajer berhasil dlam pemecahan masalah. Tentu saja harus ada satu masalah dan seorang pemecah masalah (manajer). Solusi bagi suatu masalah harus memampukan sistem untuk memenuhi tujuannya secara baik. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan. Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang tersedia. Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah tetapi jika keadaan itu berbeda ada sejumlah masalah dan harus dipecahkan.

Dengan adanya masalah yang timbul maka munculah istilah kriteria solusi (solution criterion). Kriteria solusi sesuatu yang menggambarkan perbedaan keadaan saat ini dengan keadaan yang diharapkan, atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Salah satu langkah dalam proses penyelesaian masalah yakni mengidentifikasi berbagai alternatif penyelesaian masalah. Tugas tersebut menjadi tanggung jawab seorang manajer. Hal tersebut dilakukan dengan mengandalkan pengalaman (experience), atau memperoleh bantuan dari bagian sistem informasi yang non-komputer, seperti masukan dari berbagai pihak (di dalam dan di luar organisasi).

Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, dan dengan memanfaatkan sistem informasi maka dilakukanlah proses evaluasi setiap alternatif tersebut. Evaluasi tersebut harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraint) yang mungkin. Kendala  tersebut mencakup kendala internal : keterbatasan sumber daya, eksternal : tekanan dari berbagai elemen lingkungan.

Struktur Masalah

 Adapun struktur masalah (problem structure) dari suatu persoalan dibagi atas tiga (3) bentuk, yaitu :

·      Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer. Permasalahannya memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh manajer (pemecah masalah).

·     Masalah yang tidak terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sama sekali tidak dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Misalnya masalah personil pada suatu departemen karena adanya perbedaan prilaku, budaya, dan lain-lain.

·     Masalah yang semi-terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sebagiannya dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk membangun pabrik baru. Sebagian elemen misalnya biaya tanah, pajak, biaya pengiriman bahan baku, dapat diukur. Namun, elemen lainnya seperti bencana alam, dan sikap masyarakat, sukar diidentifikasi dan diukur.

Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, ia mengidentifikasikan tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi sacara memadai.

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternatif

3.      Membentuk penilaian

Dewey tidak mempergunakan istilah pendekatan sistem, namun ia menyadari adanya sifat berurutan dari pemecahan masalah - mengidentifikasi suatu masalah, mempertimbangkan berbagai cara untuk memecahkannya, dan terakhir memilih solusi yang terlihat paling baik.

Serangkaian Langkah-langkah

Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk mrmrcahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Usaha Persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka piker yang diinginkan untuk menangani masalah.  Langkah-langkah ini dapat terjadi selama jangka waktu yang lama-dimulai dari :

Langkah Satu : Memandanag Perusahaan sebagai Suatu Sistem

Anda harus mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem. Anda harus mampu untuk melihat bagaimana perusahaan anda sesuai dengan model.

Langkah Dua : Mengenal Sistem Lingkungan

Hubungan perusahaan dengan lingkungannya juga penting. Delapan elemen lingkungan memberikan suatu cara efektif menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

Langkah Tiga : Mengidentifikasi Subsistem-subsistem Perusahaan

Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk. Yang mudah dilihat manajer adalah area-area fungsional.  Manajer juga melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai subsistem. Disini subsistem-subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi maupun arus keputusan.

Manajer dapat juga menggunakan arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem. Bentuk fungsioanal dari organisasi menerapkan hal ini hingga suatu tingkat tertentu.

Ketika seorang manjer dapat melihat perusahaan sebagai sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu  berada dalam suatu lingkungan,maka orientasi sistem telah tercapai. Manajer telah meneyelesaikan usaha persiapan dan sekarang siap untuk menggunakan pendekatan sistem dalam pemecahan masalah.

Usaha Definisi

Usaha definisi mencakup dua langkah: bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu sistem dalam suatu urutan tertentu.

Langkah Empat: Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem

Manajer mula-mula mempelajari posisi sistem itu dihubungan dengan lingkungannya. Perlu dipahami bahwa sistem dapat berada pada tingkat manapun. Tidak perlu memulai dari tingkat perusahaan sebagai suatu sistem. Analisis dapat diarahkan pada subsistem manapun dalam perusahaan. Selanjutnya manajer menganalisis sistem menurut subsistem-subsistemnya.

Tujuan dari analisis top-down ini adalah mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.

Langkah Lima: Menganalisis Bagian-bagian Sistem dalam Suatu Urutan Tertentu

Saat manajer mempelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan.

Elemen Satu – Mengevaluasi Standar, standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran dan kuota.

Elemen Dua – Membandingkan Output Sistem dengan Standar, setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan  standar.

Elemen Tiga – Mengevaluasi Manajemen, suatu penilaian kritis dilakukan stas manajemen sistem dan struktur organisasi.  Sebagai pedoman umum, jika masalah dapat dipecahkan dengan tim manajemen dan struktur yang ada, maka elemen manajemen bukanlah masalah.

Elemen Empat – Mengevaluasi Pemroses Informasi, mungkin terdapat tim manajemen yang baik, tetapi tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang diperlukannya. Jika ini kasusnya, kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapkan.

Elemen Lima – Mengevaluasi Input dan Sumber Daya Input, suatu analisis dibuat mengenai sumber daya fisik dalam elemen input maupun sumber daya yang mengalir melalui elemen tersebut dari lingkungan.

Elemen Enam – Mengevaluasi Proses Transformasi, prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output. Salah satu contoh modern dari usaha memecahkan masalah transformasi adalah computer integrated manufacturing (CIM).

Elemen tujuh – Mengevaluasi Sumber Daya Output, memeikirkan sumber daya fisik dalam elemen output dari sistem. Contoh sumber daya seperti itu adalah gudang barang jadi, pegawai, dan mesin di dok pengiriman dan armada truk pengiriman.

Usaha Pemecahan

Langkah Enam: Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil di masa lalu, tetapi kreativitas dan intuisi juga berperan penting. Para pemecah masalah sering terlibat dalam tukar pikiran (brainstorming), suatu kegiatan informal yang para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka, lalu didiskusikan. Pendekatan yang lebih formal disebut sesi JAD. JAD ( joint application design) / rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem pendukung keputusan secara berkelompok (group decision support system) untuk memecahkan masalah.

Langkah Tujuh: Mengevaluasi Berbagai Alternatif Solusi

Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau kriteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuan. Keuntungan dan kerugian dari tiap alternatif perlu dipertimbangkan.

Langkah Delapan: Memilih Solusi Terbaik

Stelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang tampak terbaik. Henry Mintzberg, seorang ahli teori manajemen, mengidentifikasi tiga cara manajer memilih alternatif terbaik :

·  Analisis, suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan yang mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi.

· Penilaian, proses mental dari seorang manajer. Misalnya, manajer perusahaan manufaktur menerapkan pengalaman dan intuisi dalam mengevaluasi tata letak pabrik baru yang diusulkan oleh model matematika,

· Tawar menawar, negoisasi antara beberapa manajer. Contohnya adalah perundingan diantara para anggota komite eksekutif mengenai sistem informasi fungsional yang mana yang akan diterapkan pertama.

Langkah Sembilan: Menerapkan Solusi

Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik. Solusi itu perlu diterapkan.

Langkah Sepuluh: Membuat Tindak Lanjut untuk Memastikan bahwa Solusi itu Efektif

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang diharapkan, tahap-tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah terpecahkan.

Faktor-faktor Pribadi yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan Masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah, yaitu:

1.      Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil ini mengambil sikap positif dan mengganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan

2.      Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

3.      Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan Informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan infromasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

·    Gaya teratur (perceptive style), manajaer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

·    Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menempatkan Pendekatan Sistem dalam Perspektif

Sebelum kita menyimpulkan diskusi kita mengenai pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan:

1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense). Walau teknik-tekniknya mencakup banyak tahap terpisah dan tidak pernah dikuasai sepenuhnya, penalaran yang mendasarinya bersifat sederhana. Anda berusaha memahami suatu masalah sebelum mencoba memecahkannya dan anda mempertimbangkan berbagai solusi yang mungkin.

2.  Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah, jika anda mengamati para manaje saat mereka mengembangkan solusi, anda akan melihat bahwa semua langkah-langkah yang telah ditetapkan tidak selalu diikuti, atau tidak diikuti secara berurutan.

3.  Pendekatan sitem adalah metodologi sistem dasar, suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu. Pendekatan sistem adalah suatu metodolgi. Bahkan pendekatan sistem adalah metodologi dasar dalam bidang komputer.